TỒN KHO TẠI QUÁN CÀ PHÊ_LÀM THẾ NÀO ĐỂ GIẢI QUYẾT?

Ngày nay dịch vụ cà phê, trà sữa đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết, mỗi ngày có hàng trăm quán cà phê khai trương, nhân viên trong quán thì thuộc số lượng đông, nguyên vật liệu nhiều vô số kể và dòng hàng không đều nhau khiến việc quản lí quán cà phê trở nên khó khăn. Vậy làm thế nào để quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất, tối thiểu hóa ngân sách nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ sản phẩm để phục vụ được nhu cầu khách hàng. Cùng MADG tìm hiểu các bước dưới đây để giải quyết bài toán khó khăn trên.

BƯỚC 1: Thống kê các con số

Tưởng chừng hoạt động đếm số lượng hàng, kiểm tra tình trạng và hạn dùng lặp lại một cách đơn giản. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi viêc cũng thuận lợi, sản phẩm pha chế nhiều vô số kể khiến việc kiểm soát khá khó khăn. Bên cạnh đó, đây là một trong những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến ngân sách. Từ  việc kiểm kê tốt, chủ quán sẽ có những biện pháp hạn chế tình trạng biến động về nguồn cung thực phẩm trong kho của mình. Trên thực tế, việc sai số trong quá trình nhập kho, chế biến và tiêu thụ luôn khiến chủ quán đau đầu. Đây cũng là khâu dễ xảy ra tình trạng thất thoát nhất.

Vậy cách mà những nhà quản lý quán cafe sử dụng để hoàn thành công việc này: Lập bảng kê những nguyên liệu dễ định lượng, theo các đơn vị tính. Trong kho, tủ khô, tủ lạnh những mặt hàng tươi sống như rau củ, vật liệu chế biến theo ngày. Xem xét những mặt hàng ít chạy, tìm hiểu nguyên nhân (do thời tiết, do mùa vụ) để có hướng nhập hợp lí theo tháng, theo tuần.

BƯỚC 2: Sử dụng hệ thống xử lí

Excel được xem là công cụ được lựa chọn hàng đầu. Tại sao vậy? Bởi chúng miễn phí, đơn giản. Đặc biệt là với giao diện vô cùng thân thiện, dễ dàng sử dụng. Việc của bạn là thiết lập hệ thống trong thời gian đầu, với các số liệu và công thức đạt chuẩn. Nhưng đôi khi chữ tiện không đi liền với chữ lợi.

Phân loại từng mặt hàng, tình trạng kho, khách hàng theo từ sheet theo từng tệp riêng, nhiều file, bực mình vì dò lỗi trong excel, mất thời gian, không tìm ra lỗi sai trong câu lệnh hay dữ liệu. Độ an toàn và bảo mật dữ liệu không cao khi hệ thống có nhiều người nhập, giao nhân viên làm thì không yên tâm mà tự làm lại mệt thân. Từ đó quản lý tồn kho cũng dễ dàng hơn. Trên thị trường có những phần mềm quản lý quán cafe đáp ứng nhu cầu của các mô hình phục vụ mà giá cả hoàn toàn phải chăng, dễ dàng sử dụng.

BƯỚC 3: Thiết lập luồng

Việc sắp xếp các sản phẩm vào vị trí phù hợp dễ dàng cho cả việc kiểm kê. Nhân viên cũng có thể dựa vào từng vị trí đó để sắp xếp nguyên liệu cũng như tránh tình trạng sắp xếp lộn xộn không tìm thấy hàng hóa dẫn đến thất thoát, nhập nhầm, thừa nguyên liệu một cách lãng phí. Điều này cũng khiến bạn có thể yên tâm hơn khi giao cho nhân viên kiểm tra, đếm nguyên vật liệu giúp mình mà không quá lo lắng vấn đề thất thoát, thiếu hụt hay đếm nhầm.     

BƯỚC 4: Đào tạo nhân viên

Hãy chắc chắn rằng những nhân viên đang hỗ trợ bạn kiểm kê nắm rõ vị trí những mặt hàng. Đặc biệt hệ thống số liệu bạn đang áp dụng để theo dõi tình trạng tồn kho. Việc kiểm tra kho quỹ có thể được phân theo ngày với một số nhân viên nhất định nhằm theo dõi và cập nhật tình hình nhanh chóng và chính xác nhất. Sự tin tưởng nhân viên cũng là một yếu tố cần xem xét.

BƯỚC 5: Kiểm tra, đối chiếu

Gia tăng số lần kiểm kê hàng tồn kho, việc thực hiện đếm theo tuần, tháng và năm. Nếu có thể thực hiện theo ngày được là điều tốt nhất. Việc ghi chép hoạt động xuất nhập kho mỗi khi sử dụng cũng là một hình thức kiểm tra và đối chiếu với số liệu cuối ngày. Hãy hình dung một điều, việc thống kê càng chi tiết, thì việc quản lý quán cafe càng phát sinh càng dễ dàng.